施設予約方法変更(2007.3月より)

新方法での予約が3月から開始となるため、施設係だけ他の係りに先駆けて募集します。担当してくださる方は、配布した用紙に記入して2月6日までに提出ください。

施設係さんは、《自宅PC》または、《区の施設設置の端末》で入力申請してください。

○最初の予約:4ヶ月前に1ヶ月分8回を予約

(1)4ヶ月先の予約を 1ヶ月 8回まで一度に申請する
↓ (例;3月1日〜31日の間に7月分を申請、先着順ではない。)
(2)場所を選択する時、その会場の使用人数を越えてはいけない
↓ (緑7研のキャパ44名のため、40名で申告済み・下記詳細)

○毎月2日結果発表:mailで連絡あり

(3)毎月1日ネット抽選、2日結果発表
↓(土日、閉館日関係なく2日ネット発表 → 申請者にmailで結果連絡 )

(4)希望が取れた場合仮予約となり、2週間以内に納金して本確保
↓ (納金ない場合は自然キャンセルとみなされる)

○毎月2〜4日はキャンセル発表→5日から先着順予約

(5)希望が取れなかった場合、再度、空室を申請する。

(6)毎月2〜4日が各団体のリリース(キャンセル)期間に当てられる。
(7)キャンセルされた箇所は4日までにネットに反映 表示される。

(8)毎月5日(月曜日なら6日) AM8:45〜優先予約 入力開始
↓ (先着順に確保できる)

 ※ここで取れたら2週間以内に入金→確保?

○場所が取れるまで、ひたすらキャンセル待ち→見つけたら即確保

(9)さらに 希望が取れなかった場合
(10)常にネットで、空き情報をチェックして空きができた時に即 申請する。
(11)2ヶ月前からは、1ヶ月8回の限定がはずれるため、空いていれば無制限に申請できる。

(12)会計が支払った時、申請承認書が出るので、それを持参して会議室利用する。

■了承事項

役員会で、団体の登録申請を済ませました。
※登録は2年間有効

(ア)メンバー登録は役員判断で40名とたのは、第7研修室を利用する可能性を考慮したものです。
(イ)選出は、目黒区在住在勤者、在籍年数の長いメンバー順を優先させました。
(ウ)登録メンバー以外が施設担当になった場合、対外的には登録後入会ということでの対応になります。
(エ)第11研修室を利用した場合 → 利用人数報告書 は55名以下にする
(オ)第7研究室を利用した場合 → 利用人数報告書 は 44名以下にする
(消防法上、利用人数は 厳守する規則になっています)

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