J.G.C notes

新方法での予約が3月から開始となるため、施設係だけ他の係りに先駆けて募集します。担当してくださる方は、配布した用紙に記入して2月6日までに提出ください。

施設係さんは、《自宅ＰＣ》または、《区の施設設置の端末》で入力申請してください。

○最初の予約：４ヶ月前に１ヶ月分８回を予約

（1）４ヶ月先の予約を　1ヶ月　８回まで一度に申請する
↓　（例；３月１日〜３１日の間に７月分を申請、先着順ではない。）
（2）場所を選択する時、その会場の使用人数を越えてはいけない
↓　（緑７研のキャパ４４名のため、40名で申告済み・下記詳細）

○毎月２日結果発表：mailで連絡あり

（3）毎月１日ネット抽選、２日結果発表
↓（土日、閉館日関係なく２日ネット発表　→　申請者にｍａｉｌで結果連絡　）

（4）希望が取れた場合仮予約となり、２週間以内に納金して本確保。
↓　（納金ない場合は自然キャンセルとみなされる）

○毎月２〜４日はキャンセル発表→５日から先着順予約

（5）希望が取れなかった場合、再度、空室を申請する。

（6）毎月２〜４日が各団体のリリース（キャンセル）期間に当てられる。
（7）キャンセルされた箇所は４日までにネットに反映　表示される。

（8）毎月５日（月曜日なら６日）　ＡＭ８：４５〜優先予約　入力開始
↓　（先着順に確保できる）

　※ここで取れたら２週間以内に入金→確保？

○場所が取れるまで、ひたすらキャンセル待ち→見つけたら即確保

（9）さらに　希望が取れなかった場合
（10）常にネットで、空き情報をチェックして空きができた時に即　申請する。
（11）２ヶ月前からは、１ヶ月８回の限定がはずれるため、空いていれば無制限に申請できる。

（12）会計が支払った時、申請承認書が出るので、それを持参して会議室利用する。

■了承事項

役員会で、団体の登録申請を済ませました。
※登録は2年間有効

(ア)メンバー登録は役員判断で４０名とたのは、第7研修室を利用する可能性を考慮したものです。
(イ)選出は、目黒区在住在勤者、在籍年数の長いメンバー順を優先させました。
(ウ)登録メンバー以外が施設担当になった場合、対外的には登録後入会ということでの対応になります。
(エ)第11研修室を利用した場合　→　利用人数報告書　は５５名以下にする
(オ)第７研究室を利用した場合　→　利用人数報告書　は　４４名以下にする
（消防法上、利用人数は　厳守する規則になっています）